کات کلیدی در طراحی اتاق کنفرانس

ن همه می دانند که جلسات غیر ضروری بدترین قسمت هر روز کاری هستند. اما سازماندهی جلساتی که باید در یک اتاق کنفرانس خوب طراحی شده با ابزارهای مناسب برگزار شود، می تواند تفاوت بزرگی در انجام کار ایجاد کند.

جلسات بخشی از روز هر کارمند است، اما 46 درصد از کارمندان فکر می کنند برخی از جلسات اتلاف وقت است. برخی از این مسائل را می توان با طراحی اتاق های کنفرانس اداری هوشمند حل کرد. با ایجاد یک محیط مثبت، می توانید بر رفتار کارکنان تأثیر بگذارید.

اگر با ما موافق هستید، متوجه خواهید شد که فضای بهتر به معنای کار بهتر است، بنابراین در ادامه بخوانید تا بدانید چگونه می توانید اتاق کنفرانس مدرن تری طراحی کنید که ظاهری زیبا داشته باشد و بهتر کار کند. بنابراین در این مقاله از توسعه مهندسی نیکان بالاخره متوجه خواهید شد که اتاق کنفرانس در واقع چیست؟

اتاق کنفرانس یا اتاق جلسه چیست؟

در آفیس اسنپ شات، اصطلاح اتاق جلسه برای تعیین اتاق هایی که جلسات در آن برگزار می شود استفاده می شود، اگرچه اتاق های کنفرانس و اتاق های جلسه به جای یکدیگر استفاده می شوند. هنگام طبقه بندی تصاویر اتاق کنفرانس، این فضاها بر اساس اندازه و رسمی بودنشان متمایز می شوند. این اتاق ها را می توان به سه دسته زیر طبقه بندی کرد:

اتاق کنفرانس کوچک: یک اتاق جلسه با ظرفیت 6 نفر یا کمتر

اتاق جلسه بزرگ: اتاق جلسه برای ۷ نفر یا بیشتر

اتاق کنفرانس: اتاق های رسمی جلسات که برای مدیران محفوظ است.

نکات مهم در طراحی اتاق کنفرانس

در ادامه به بیان ویژگی هایی می پردازیم که هنگام طراحی اتاق جلسه باید در نظر بگیرید.

1. پروژه را با تعریف عملکرد اتاق شروع کنید.

اتاق های اجتماعات باید محیطی خاص و منحصر به فرد باشد که نیازهای کارکنان را به طور کامل برآورده کند. طراحی اتاق کنترل، طراحی اتاق کارکنان، بخش های ویژه برای برگزاری جلسات و .... نیاز به توجه ویژه دارد، بنابراین این محیط ها با یکدیگر متفاوت هستند. در اینجا چند نوع رایج فضای اداری برای کمک به توضیح این مفهوم آورده شده است:

2. اتاق های جلسه کوچک و مدرن به سبک غرفه تلفن

باجه های تلفن مکان های عالی برای مکالمات شخصی 1 به 1 هستند. این امر به ویژه در محل کار صادق است. آنها می توانند مکانی عالی برای صحبت مدیران و کارمندان یا ارتباط کارمندان با فروشندگان و مشتریان باشند. این اتاق ها دارای حداقل مبلمان اداری هستند. معمولا یک میز کوچک و یک یا دو صندلی وجود دارد.

3. سالن کنفرانس بزرگ

اتاق‌های جلسه فضای بزرگ‌تری نسبت به اتاق تماس دارند، اما همچنان طوری طراحی شده‌اند که محیطی صمیمی و متمرکز باشند. این اتاق های جلسات کوچک می توانند 4 تا 8 نفر یا حداکثر 12 نفر را در خود جای دهند. این فضاها برای برگزاری جلسات طوفان فکری یا بحث در مورد فرآیندهای کاری ایده آل هستند.

اتاق‌های کنفرانس معمولاً مجهز به یک میز کنفرانس و گروه کار، صندلی‌های متحرک و لوازم جانبی برای پشتیبانی از سایر عملکردها مانند تخته‌های سفید، تلویزیون‌های بزرگ و تجهیزات کنفرانس از راه دور هستند.

4. یک اتاق جلسه خوب با نور کافی

این یک طراحی سالن کنفرانس بزرگ است که برای رویدادهای بزرگ طراحی شده است. جلسات با مشتریان یا هیئت مدیره، جلسات بخش، و سایر فعالیت های کلیدی کارکنان در آنها انجام می شود. این اتاق برای 10 تا 20 نفر ساخته شده است و طرحی دارد که بیش از سایر قسمت ها خودنمایی می کند.

بنابراین، می توانید مبلمان اداری با کیفیت بالا را به آنها بدهید. این اتاق ها اغلب جلسات طولانی را تسهیل می کنند، بنابراین علاوه بر الزامات فنی، ممکن است به یک پیشخوان بوفه یا راهی برای سرو غذا و نوشیدنی برای مهمانان نیاز داشته باشید.

5. الزامات فنی را در نظر بگیرید.

یک اتاق کنفرانس مدرن بدون تکنولوژی مدرن چیزی نیست. قبل از شروع طراحی زیبایی، مطمئن شوید که الزامات تکنولوژی واضح را مستند کرده اید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید به طور منظم شرکت کنندگان از راه دور را به کنفرانس های ویدئویی دعوت کنید، باید مطمئن شوید که محیط شما مجهز به دوربین های کافی و صفحه نمایش های بزرگ و به روز است. این مقدار تجهیزات منجر به تعداد زیادی کابل می شود که باید در طراحی شما گنجانده شود.

6. تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت بالا

اتاق های کنفرانس نیز نقش مهمی در تسهیل همکاری موثر خواهند داشت. باید اطمینان حاصل کنید که از فناوری پشتیبانی از ویدئو کنفرانس برخوردار هستید. برای ضبط صدا به صدا در سراسر اتاق و میکروفون کافی نیاز دارد.

فن آوری های لازم نیز باید طوری قرار داده شود که همه افراد در اتاق بتوانند به راحتی چهره ها و نوشته های روی اسلایدها را ببینند. از آنجایی که بسیاری از کارمندان اطلاعات را با لپ تاپ خود ارائه می کنند، اتاق جلسات باید مجهز به تجهیزات مناسب باشد.

7. از تخته های سفید استفاده کنید.

اگر در اتاق خود نیاز به پشتیبانی از پشت سری دارید، باید نحوه استفاده از فناوری مشارکتی را در نظر بگیرید. امروزه تخته‌های سفید تعاملی وجود دارد که می‌تواند نسخه دیجیتال را با شرکت‌کنندگان از راه دور به اشتراک بگذارد. تخته‌های گچی فضای زیادی از دیوار را اشغال می‌کنند و می‌توانند مانع طراحی شما شوند، بنابراین نحوه نگهداری آن‌ها را در صورت عدم استفاده در نظر بگیرید.

8. ظرفیت و انعطاف پذیری اتاق را در نظر بگیرید

تجهیزات اتاق کنفرانس می توانند ثابت باشند، مانند تلویزیون دیواری، یا انعطاف پذیر، مانند قابل دسترسی با ویلچر. برای توسعه این قطعات می توانید با کارشناسان این حوزه تماس بگیرید.